L’autenticazione delle sottoscrizioni da parte del funzionario incaricato dal Sindaco è disciplinata dal D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (“Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”).
Ai sensi dell’art. 21 del D.P.R. n. 445/2000, l’autenticazione consiste nell’attestazione, da parte del pubblico ufficiale autorizzato, che la firma è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità del sottoscrittore mediante documento di riconoscimento valido.
L’autenticazione può essere effettuata dal funzionario incaricato dal Sindaco esclusivamente nei casi previsti dalla normativa vigente e limitatamente alle dichiarazioni e istanze rivolte a soggetti privati oppure finalizzate alla riscossione di benefici economici da parte di terzi.
In particolare, il funzionario comunale può autenticare firme relative a:

- istanze e dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà destinate a soggetti privati;
- deleghe per la riscossione di benefici economici da parte di terzi;
- passaggi di proprietà dei beni mobili registrati, nei casi previsti dall’art. 7 del D.L. 4 luglio 2006, n. 223, convertito nella Legge 4 agosto 2006, n. 248.

Limiti dell’autenticazione da parte del funzionario comunale

Il funzionario incaricato dal Sindaco non può autenticare sottoscrizioni:

- aventi contenuto negoziale o contrattuale non previsto dalla legge;
- relative a procure, deleghe generiche o mandati non espressamente disciplinati;
- riferite ad atti per i quali la legge prevede la competenza esclusiva del notaio o di altro pubblico ufficiale;
- concernenti scritture private aventi natura patrimoniale o dispositiva, salvo specifiche disposizioni normative;
- su atti redatti in lingua straniera senza traduzione conforme, ove richiesta;
- in mancanza dell’identificazione certa del sottoscrittore.

L’autenticazione della firma non comporta alcuna attestazione circa il contenuto dell’atto, la sua validità, efficacia o legittimità, ma esclusivamente l’identità della persona che sottoscrive.

Le autenticazioni di firma sono soggette all’imposta di bollo prevista dal D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642, salvo i casi di esenzione previsti dalla legge.

Il richiedente è tenuto a dichiarare l’uso dell’atto al momento della richiesta, al fine di consentire la corretta applicazione del regime fiscale.